Språksatsning ger kvalitetslyft hos lokalvården i Region Västernorrland

Region Västernorrlands städverksamhet började få svårt att rekrytera när de tillgängliga kandidaternas svenska allt oftare inte räckte till. Verksamhetschef Helén Boman berättar hur en halvtimme i veckan med Lingios språkövningar ledde till minskade kommunikationsproblem, högre kvalitet på arbetet och en bättre arbetsmiljö.

Kommunikationssvårigheter och språkförbristningar leder inte bara till en risk för allvarliga missförstånd, utan förbrukar dessutom både arbetstid och resurser. Vid Region Västernorrlands viktiga städverksamhet, finns många duktiga medarbetare. En av utmaningarna har dock varit kommunikationen. Arbetslaget består av en personalstyrka på 123 städare, 3 arbetsledare och 4 enhetschefer. Enhetschefer och arbetsledare har tidigare behövt lägga flera timmar om dagen på att coacha medarbetarna, jobba med kommunikationen och följa upp för att se, att inga missförstånd har skett.

Språkstöd till hjälp inte bara för nyanställda

“Vi har svårt att rekrytera, där språket många gånger inte riktigt räckt till hos de potentiella kandidaterna”, säger verksamhetschef Helén Boman, som arbetar inom regionledningsförvaltningen. 

Vi städar inom vården och där måste medarbetarna kunna läsa instruktioner. Vi kan i värsta fall riskera patientsäkerheten om inte instruktionerna följs noga. Vi har sett att det finns ett behov av att förbättra språket, och det gäller även för medarbetare som har varit hos oss en längre tid. Vissa har jobbat hos oss i tio år utan att nämnvärt utveckla svenskan de behöver kunna i sitt arbete, berättar Helén.

Verksamhetsledningen insåg att något behövde göras, och bestämde sig för en språksatsning för lokalvårdarna. En gemensam satsning på att utveckla svenskan, delvis under arbetstid och med stöd och hjälp från både kollegor och chefer, är en värdefull förmån och ett effektivt sätt att både locka till sig ny personal och vidareutveckla den kompetens som redan finns på plats. Regionens HR-avdelning tipsade om Lingio, en lösning som erbjuder tydlighet, flexibilitet och är enkel att använda. I dag har Region Västernorrlands städverksamhet ett pågående tvåårigt samarbete med Lingio, och 27 av de 123 städarna deltar i Lingios svenskakurser som är specifikt framtagna för lokalvårdare. Deltagarna får därmed träna på just den vokabulär och de fraser som de möter under arbetsdagen.

Innan kurserna drog igång utvärderades vilka medarbetare som skulle ha störst nytta av en stöttad språksatsning via arbetet. Därefter fick medarbetarna i fråga själva ta ställning till om de hade lust och möjlighet att delta. HR-avdelningen har varit involverad från start, och man sökte medel hos Omställningsfonden för att finansiera satsningen. Men Helén lyfter att det lika mycket har handlat om deltagarnas vilja och motivation att kasta sig in i språksatsningen:

“De vågar ligga i framkant och vara med och testa något som är nytt för oss,”  säger Helén.

Med fokus på vardagskommunikationen

Ett av målen med språksatsningen var att underlätta kommunikationen i vardagen. Det fanns ett tydligt behov att säkerställa att alla i arbetslaget förstår och kan ta till sig instruktioner och annan viktig information, så att dessa tillämpas i arbetet på ett korrekt sätt.

“Här är det chefen som måste vara säker på att medarbetaren faktiskt förstår”, säger Helén.

Men ibland kan en medarbetare ha svårt att själv fråga chefen en extra gång, särskilt om man har tidigare erfarenheter som säger att chefen måste man alltid säga ja till – oavsett om man har förstått eller inte.

Den som har lärt sig ett nytt främmande språk i vuxen ålder kommer kanske ihåg känslan av att sakna rätt ord för att uttrycka det man behöver eller undrar över. Det kan kännas enklare att inte säga något, utan istället försöka göra som kollegor gör. En språksatsning på arbetsplatsen öppnar upp för en mer tillåtande språkmiljö, där det är uttalat att man gärna får be om stöd och hjälp att uttrycka sig rätt.

“När språkliga missförstånd och språkförbristningar riskerar att försämra kvalitet i vår leverans, blir det viktigt att vi stärker upp med extra närvaro och ibland stöd från andra kollegor”, säger Helén.

“Det här dubbelarbetet uppgår till flera timmar per anställd och månad. Genom en omedelbar och uthållig satsning på språket för ett antal medarbetare, hoppas vi kunna göra långsiktiga besparingar i arbetstid som istället kan gå till kärnuppdraget.”

Snabba resultat genom gemensamt övande och engagerad coach

I Sollefteå finns en språkcoach som stöttar deltagarna genom språkkurserna, och coachen har redan kunnat se fina resultat. Medarbetarna har även avsatt arbetstid i slutet på dagen för att deltagarna ska ha möjlighet att öva språk tillsammans, både med varandra och språkcoachen. Språkcoachen har en avgörande roll, eftersom den här personen finns där för att svara på frågor, lyfta och motivera deltagarna att fortsätta även när det känns svårt eller stressigt att hinna med. 

Det gäller att se vilka behov som finns hos deltagarna och vilka möjligheter som arbetsgivare kan erbjuda i stöd, antingen under eller i anslutning till arbetsdagen.

“De har en driven coach i Sollefteå, och det fungerar smidigt i verksamheten med det upplägget”, berättar Helén.

“Där har de verkligen hittat ett arbetssätt som fungerar utan att störa driften, och ett sätt att frigöra tid som passar in i schemat. Det gäller att tänka att om man vill så går det. En halvtimme i veckan borde inte vara svårt att hitta.”

Många av deltagarna har dessutom fortsatt med Lingios övningar hemma, utöver tiden som de lägger tillsammans på jobbet.

“Nu har jag varit på flera diplomutdelningar i Sollefteå”, berättar Helén stolt, “och jag märker en enorm språklig utveckling hos de deltagare som har genomfört Lingios kurser just för lokalvårdare.”

Mätbara framgångar i form av minskade arbetstimmar

Det är otroligt viktigt att all personal förstår de säkerhetsföreskrifter som ska följas på arbetsplatsen, och bättre språkförståelse både höjer tryggheten hos arbetslaget och minskar risken för dubbelarbete. De goda resultaten med Lingio har inte bara förbättrat arbetsmiljön i teamen, utan dessutom lett till mätbara resultat i form av sparade arbetstimmar. Helén ger oss två exempel från vardagen. 

• Exempel 1: Minskat behov av dubbelbemanning frigör personaltimmar

“När vi städar operationssalar är det otroligt viktigt att alla instruktioner uppfattas korrekt och efterlevs. I de fall vi är osäkra på detta så lägger vi dubbel bemanning, bara för att vara på den säkra sidan. Då kan vi se till att det finns en medarbetare på plats som gör oss trygga med att alla instruktioner efterlevs till fullo.”

• Exempel 2: Korrekt genomförda arbetsmoment minskar riskerna för fel

“Våra städare har med sig en mapp med ritningar över de ytor som ska städas. Instruktionen kan till exempel vara “Städa på plan 3, administration - alla rum”.

Det händer tyvärr ofta att medarbetare inte helt förstår var de ska städa, vilket också leder till dubbelarbete om fel yta städas, och man sedan behöver åtgärda den yta som skulle städas enligt ursprungsplanen.”

Medarbetarens utvecklingsmöjligheter – en vinst även för arbetsgivaren

När det kommer till sjukvården är väl fungerande kommunikation inte bara en arbetsmiljöfråga; det handlar framför allt om patientsäkerhet.

“Undviker vi en enda smittoincident motsvarar det kostnaden för språksatsningen i flera år framåt”, kommenterar Helén.

Men för Region Västernorrland är språksatsningen även ett sätt att visa att man satsar på personalen: en språksatsning är en värdefull förmån som visar för nyrekryteringar att arbetsgivaren stöttar medarbetarnas individuella utveckling. När kommunikationen flyter och instruktioner inte behöver läsas om flera gånger eller stämmas av med kollegor, lyfts kvaliteten på hela verksamheten. Det öppnar i sin tur även upp för möjligheten att utvecklas individuellt, inom den nuvarande yrkesrollen eller vidare till nya roller och positioner hos arbetsgivaren.

Nästa steg för att bli en språkfrämjande arbetsplats

Det är lätt att falla tillbaka till sitt hemspråk om man har kollegor som talar samma språk, men är man ett arbetslag med många olika modersmål kan det lätt bli många olika språk i lunchrummet. I värsta fall är det någon kollega som inte förstår något av språken som används. Genom att använda svenskan mer konsekvent, och se till att alla har kunskaperna och förutsättningarna att delta i samtalen, bygger man lojalitet och sammanhållning.

“Vi vill stimulera en språkfrämjande arbetsplats, där kollegor pratar svenska med varandra. Det gör även att alla kan vara delaktiga i samtal kring fikabordet eller under lunchen, och det bryter utanförskap.”

I nästa steg kommer språkträningen att ingå löpande i anställningen för Region Västernorrlands lokalvårdare, så att språket underhålls över tid och ingen faller tillbaka i gamla mönster.

Region Västernorrlands språksatsning har en långsiktig strategi och en tillgänglig modell, och satsningen ger goda förutsättningar att minska de rekryteringssvårigheter som det hela började med.